Waarom je instapkaart meer is dan alleen een stuk papier
Nadat je thuis bent gekomen van een heerlijke reis, ruim je je tas op en kom je ze tegen: de instapkaarten, ook wel boarding passes genoemd. Je bent veilig geland, de reis is voorbij. Kunnen ze nu direct bij het oud papier, of moet je ze nog bewaren? Hoewel de drang groot kan zijn om ze weg te gooien, zijn er verschillende redenen waarom het slim is om ze (tijdelijk) te bewaren.
Bewijslast voor garantie en verzekering
Een van de belangrijkste, maar vaak vergeten redenen om je instapkaart te bewaren, is als bewijs van je reisdata. Mocht je tijdens je reis problemen hebben gehad met bijvoorbeeld vertragingen, of schade aan je bagage, dan fungeert de instapkaart als onomstotelijk bewijs dat je op dat specifieke tijdstip op die specifieke vlucht aanwezig was. Dit is cruciaal bij het indienen van claims bij je reisverzekering of bij de luchtvaartmaatschappij zelf (bijvoorbeeld onder de EU-verordening 261/2004 voor compensatie bij vertragingen).
De financiële en loyaliteitsvoordelen
Naast de bewijslast bij problemen, spelen instapkaarten ook een rol in je financiële administratie en je gespaarde loyaliteitspunten.
Miles en loyaliteitspunten claimen
Als je deelneemt aan een frequent flyer programma, zoals Flying Blue, moet je soms handmatig punten of 'miles' claimen als ze niet automatisch aan je account zijn toegevoegd. De instapkaart bevat alle essentiële informatie: je naam, het vluchtnummer, de datum en de boekingsklasse. Bewaar de instapkaart daarom totdat je zeker weet dat de punten correct zijn bijgeschreven. Meestal heb je hiervoor een termijn van zes tot twaalf maanden na de vlucht.
Zakelijke reizen en belasting
Voor zakelijke reizigers is het bewaren van de instapkaart nog belangrijker. Het dient, samen met de factuur van het ticket, als bewijs dat de reis daadwerkelijk is gemaakt. Dit is nodig voor de belastingdienst om reiskosten correct te kunnen aftrekken. Overleg altijd met je accountant, maar een bewaartermijn van minimaal zeven jaar is in veel landen de standaard voor fiscale documentatie.
Privacy en het risico van weggooien
Als je besluit je instapkaart weg te gooien, doe dit dan veilig. De barcode of QR-code op je boarding pass bevat vaak veel persoonlijke informatie die criminelen kunnen misbruiken. Denk aan je volledige naam, boekingsreferentie, en soms zelfs je frequent flyer nummer. Deze informatie kan gebruikt worden om in te loggen op de website van de luchtvaartmaatschappij, vluchten te wijzigen, of meer te weten te komen over je reisplannen. Scheur de instapkaart daarom in kleine stukjes of versnipper deze altijd voordat je hem weggooit.
De bewaartermijn: Digitaal vs. fysiek
In de praktijk is het verstandig om je fysieke instapkaart te bewaren tot je: 1) zeker weet dat er geen claims meer open staan, 2) al je loyaliteitspunten zijn bijgeschreven, en 3) de periode voor compensatie (meestal twee tot drie jaar, afhankelijk van het land) is verstreken als je verwacht aanspraak te moeten maken op vertragingsvergoeding. Aangezien de meeste luchtvaartmaatschappijen tegenwoordig digitale instapkaarten aanbieden via hun apps, kun je er ook voor kiezen om een screenshot te maken van de instapkaart op je telefoon. Dit bespaart ruimte, maar biedt dezelfde bewijswaarde voor het overgrote deel van de situaties. Blijf je twijfelen? Een digitale map met alle reisdocumentatie van de laatste twee jaar is een veilige en overzichtelijke oplossing.
